近日，北京市豐臺區總工會勞動爭議調解中心調處了這樣一起案例：某科技公司以發電子郵件的形式簡單和員工約定了相關權利義務后，就聲稱已經和員工簽訂書面勞動合同。員工小高離職后以單位未與其簽訂書面勞動合同為由申請維權。經過工會調解，因上述電子郵件不具備相應條款，不能視為書面勞動合同，該科技公司向小高支付了相應賠償。

豐臺區總工會勞動爭議調解中心工會調解員、北京市東易律師事務所律師劉仁午認為，普通電子郵件能否代替書面勞動合同是解決這起勞動爭議的關鍵。那么，在目前的勞動爭議案件中，電子郵件能否作為有效的證據呢？

電子郵件證明力惹爭議

劉仁午解釋說：“在勞動合同的訂立形式上，《勞動合同法》第16條規定：勞動合同由用人單位與勞動者協商一致，并經用人單位與勞動者在勞動合同文本上簽字或者蓋章生效。這其中的‘合同文本’一般是指紙質文本，‘簽字’則指手工簽名，所以在勞動爭議處理過程中，其他形式的勞動合同通常不被認可。”

2011年媒體也曾報道過一起涉及電子郵件能否作為證據的勞動糾紛：章先生在一家公司工作，勞動合同到期后，章先生與公司沒有續簽勞動合同。半個多月后，章先生申請勞動爭議仲裁，要求公司支付終止勞動合同經濟補償金。公司則辯稱，在合同到期前，章先生曾經以電子郵件的形式告知公司不再續簽。公司為此提交了一封電子郵件打印件作為證據，旨在證明系章先生主動提出不續簽勞動合同，公司無需支付經濟補償金。法院審理認為，用人單位的主張證據不足，不予認定，裁決用人單位向章先生支付經濟補償金。

上海市勞動人事爭議仲裁院副院長周國良在接受記者采訪時說：“電子郵件肯定能作為證據，且從今年1月1日起施行的新修訂的《民事訴訟法》已將電子數據列為證據的一種。問題是證明力存疑，一般我們要求進行公證。”

電子數據是否歸屬“書面文本”？

對如何看待電子數據在勞動爭議中的證明力，存在不同觀點。劉仁午律師說：“一些用人單位認為，從今年1月1日起施行的新《民事訴訟法》已將電子數據列為證據的一種。電子郵件具有方便、快速、成本低等優勢，用它來代替勞動合同并沒有違反法律規定。不過我還是認為，盡管電子郵件也是一種文本形式，電子簽名被視為符合法律法規要求的書面形式，但由于電子簽名不能進行筆跡鑒定，一旦發生勞動爭議，企業就有敗訴的風險。所以，為避免勞動糾紛的發生，用人單位還是應該與員工簽訂紙質書面勞動合同。”

西南政法大學經濟法學院教師李滿奎則認為，電子證據能夠作為處理勞動糾紛時的依據。首先，《勞動合同法》規定，勞動合同應當以書面形式訂立，但并未就書面形式的涵義做出說明。《合同法》第11條明確規定：書面形式是指合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形地表現所載內容的形式。因此，通過電子郵件等數據電文形式簽訂的勞動合同符合《勞動合同法》關于書面形式的要求，因此，可以作為確認勞動關系、明確雙方權利義務關系的證據。其次，新修訂的《民事訴訟法》明確將電子數據列為證據的一種種類，因此對于勞動爭議而言，電子證據自然可以作為處理案件的證據。包括電子郵件在內的數據電文作為勞動者經常使用的一種工作溝通工具，勞動者當然負有妥善保管密碼等義務，從勞動者的系統發送的數據電文應當推定為勞動者的意思表示，除非勞動者提出相反的證據，如郵箱被盜等。

法律風險需積極防范

那么，對于用人單位而言，應該如何防范由此引起的勞動爭議呢？

李滿奎說：“對于用人單位而言，必然面臨電子證據帶來的各種風險與沖擊，但是用人單位不能因噎廢食。因為電子郵件等電子證據在以后的工作中只能變得越來越普及，而非相反。這就要求用人單位采取積極措施防范電子證據帶來的風險。”

他指出，對于勞動合同等確定雙方權利義務的關鍵證據，用人單位可以規定或者約定只能以紙質形式訂立，以避免因電子數據的隨意性而出現合同條款不完備的情形。對于需要或者可能通過數據電文提交的通知、告知，或者工作要求、工作任務，用人單位應當事先與勞動者約定雙方各自特定的接收系統，通知、告知，或者工作要求、工作任務進入特定接收系統的，視為達到對方。在此基礎上，用人單位應當建立對郵件等數據電文進行及時處理的程序，避免出現因對勞動者發送的數據電文處理不及時造成經濟損失。